Depuis le 25 mai 2018, les associations comme l’A.A.C.S. qui collectent des informations personnelles sur leurs membres, bénévoles, adhérents, sont elles aussi concernées par le nouveau Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (RGPD) dont vous avez sans doute déjà entendu parler dans le cadre de votre emploi.

 

En effet, toute structure qui rassemble ce qu’on appelle des “données personnelles”(c’est-à-dire "toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable […] directement ou indirectement" ) rentre dans le cadre de la nouvelle réglementation et doit s’y conformer.

 

Ainsi, l’A.A.C.S. a entrepris des actions nécessaires à la mise en conformité de ses bases de données, essentiellement composées du listing des adhérents.

En cas de contrôle, l’A.A.C.S. sera donc en mesure de présenter son plan d’action et de montrer les premières étapes mises en place pour être en conformité.

 

L’A.A.CS. s’engage également à :

-          prendre toutes les mesures nécessaires à la protection des documents remis (électroniquement ou sous format papier) ;

-          informer, dans les 72 heures, la CNIL et les personnes concernées si leurs données personnelles ont été piratées.

 

Enfin, les sites et organismes avec lesquels l’A.A.C.S. travaille (Gmail, Google, Jimdo…) se sont eux aussi engagés à protéger les données fournies et à en assurer la sécurité.

 

Compte tenu de ce contexte, pour la rentrée prochaine, seules les informations nécessaires à votre inscription vous seront demandées. A titre d’exemple, vous constaterez  que :

-          votre adresse n’est plus nécessaire (seule votre Commune sera demandée),

-          le nom de jeune fille des mamans ne sera plus exigé,

-          enfin, le consentement des adhérents pour faire partie du fichier sera demandé pour le traitement de leurs données ; ils sauront ainsi quelles informations sont stockées à leur sujet et quel en est l’usage fait par l’A.A.C.S. (les mails et les numéros de téléphone servent ainsi à vous transmettre toute information concernant l’association : invitations, annulation ou report de cours…).

 

Pour respecter la réglementation, les fichiers de l’association ne seront conservés que pour l’année scolaire en cours. Veillez donc à bien renseigner les éléments demandés, même si vous les avez fournis l’année précédente.

 

 

L’A.A.C.S. vous remercie de votre confiance et mettra tout en œuvre pour que votre année sportive se déroule dans de bonnes conditions.